Apotin hankinnassa tehtiin kaksi vanhaa perusvirhettä

Pääkaupunkiseudun potilasitietojärjestelmän Apotin käytettävyys näyttää todella pettävän. Tässä muutama uutisjuttu asiasta huhtikuulta: 

• It-järjestelmän käyttäjät antoivat tylyjä arvosanoja – Vantaa muutti mieltään käyttöönoton “onnistumisesta”

• Apotti aiheuttaa yhä niin paljon virhetilanteita sairaaloissa, että osa lääkäreistä toivoo vanhoja järjestelmiä takaisin koronakriisin ajaksi

• Espoo hylkää sittenkin Apotin – ”Käyttäjäkokemus on ollut murskaavaa, harvoin näkee näin huonoja arvioita”

Apotin käytettävyysongelmia tuovat esiin myös professorit Antti Oulasvirta ja Johanna Kaipio. Oulasvirta pitää ”monimutkaisia valikoita, välilehtiä ja lisäikkunoita kömpelöinä”. 

Vaikka Apotin eteen tehtiin paljon käytettävyystyötä, sen vaikeakäyttöisyys oli ennakoitavissa jo sen perusteella, miten hankinta tehtiin. 

Tehtiin kaksi päävirhettä.

Virhe 1: Käytettävyys oli tarjouspyynnössä vertailutekijä eikä pakollinen vaatimus. Tämän toteaa myös prof. Oulasvirta: ”Hankintaa tehdessä arvioitiin, mikä kuudesta kisassa mukana olevasta järjestelmästä olisi paras. Ei, onko mikään tarpeeksi hyvä.” Kun käytettävyys on vertailutekijä, voi käydä niin, että valituksi tulee jopa käytettävyydeltään huonoin vaihtoehto, jos se pärjää hyvin muissa vertailutekijöissä. 

Oikea ratkaisu olisi ollut, että käytettävyys olisi ollut tarjouspyynnössä pakollinen vaatimus. Olisi pitänyt määrittää validein mittarein ja tavoitetasoin, mikä on potilastietojärjestelmän riittävä, ”tarpeeksi hyvä” käytettävyys. Valitun järjestelmän olisi ollut pakko täyttää tämä vaatimus.  

Virhe 2: Käyttäjät otettiin mukaan väärällä tavalla hankinnassa. Artikkelin mukaan kehitystyössä oli mukana ”paljon terveydenhuollon ammattilaisia muokkaamassa sitä Suomeen sopivaksi”. Tämä kuulostaa hyvältä, mutta itse asiassa on ydinongelma. Voidaan karkeasti yleistää, että hyvän käytettävyyden esimerkkejä ovat IT- ja käytettävyysammattimaisten suunnittelemat kulutustuotteet kuten Applen puhelimet. Sen sijaan huonoja esimerkkejä ovat puolestaan tietojärjestelmät, joiden suunnitteluun käyttäjiä on osallistettu, kuten tehtiin Apotissa.  

Oikea ratkaisu olisi siis ollut se, että Apotin käyttöliittymän suunnittelusta olisivat vastanneet yksiselitteisesti suunnittelun ammattilaiset. Toki käyttäjillä toki olisi ollut oma roolinsa: olla suunnittelijoiden tietolähteenä siitä, millainen on terveydenhuollon maailma ja testihenkilöinä kokeilemassa suunnitteluratkaisuja. Oleellista on, että käyttäjät olisivat olleet puhtaasti oman työnsä ja ammattinsa edustajina, eivät suunnitteluun liittyvissä tehtävissä. 

Itse yritin vaikuttaa Apotin käytettävyyskäytäntöihin sekä julkisesti - esimerkiksi vieraskynäkirjoitus (HS 2.7.2012) - sekä henkilökohtaisilla keskusteluilla. Kuitenkin Apotissa valittiin samat vanhat tavat, jotka olivat osoittautuneet toimimattomiksi. Tässä ei voi kuitenkaan osoittaa pelkästään Apottia, vaan näin on toimittu myös jälkikäteen. Esimerkiksi HSL:n matkakortinlukijan käytettävyysongelmia puitiin paljon myös julkisuudessa. 

Oikeiden toimintatapojen haasteet

Jotta julkisten tietojärjestelmien hankinnoissa päästäisiin hyvään käytettävyyteen, tarvitaan siis kaksi perusmuutosta nykyisiin käytäntöihin: 

• käytettävyys tarjouspyynnön pakolliseksi vaatimukseksi ja 
• käyttäjien ja suunnittelijoiden roolituksen muuttaminen

Käytettävyys pakollisena vaatimuksena on menetelmällisesti haastavaa. Se tarkoittaa pioneerityötä: uutta ajattelua ja vaativaa, erilaista käytännön menetelmätyötä. Olisi kuvitellut, että nimenomaan Apotissa olisi olisi ollut motivaatiota ja resursseja valita muu kuin toimimattomaksi tiedetty tapa. 

Sen sijaan suunnittelijoiden on mahdollista saada kohtuu ponnistuksin syvällinen ymmärrys monimutkaisestakin ympäristöstä kuten terveydenhuolto ja sairaalaympäristö. Usein muutaman päivän oikein kohdennetut haastattelut riittävät, että tuntee käyttäjien maailman ”paremmin kuin he itse”. Kynnys lienee siinä, että suunnittelutiimille on houkuttavaa välttää vastuuta suunnitteluratkaisujen laadusta ja sälyttää se käyttäjille. 

Mikä julkinen taho olisi edelläkävijä?

Helppokäyttöisten järjestelmien hankkiminen on mahdollista. Edellytyksenä on, että tehdään asioita eri tavalla kuin aiemmin. Apotilla olisi luultavasti ollut taloudellisia ja resurssiedellytyksiä tehdä tässä pioneerityötä. Toimivista vaihtoehdoista on olemassa tietoa. Mikä julkinen taho ottaisi edelläkävijän askeleen?

-----

(Lähetin tämän kirjoituksen suurin piirtein tällaisenaan Helsingin sanomiin, kun Apotti-keskustelu taas herähti käyntiin huhtikuussa. Lehti ei kuitenkaan julkaissut tätä. Mikä onkin kohtuullista, kun on sen verran usein juttujani julkaissut)

Edit 18.5.2020. Tarkensin juttua Johanna Kaipion kommentin perusteella. Pahoittelen epätarkkuuksia.