Laatu vähimmäisvaatimuksiin eikä arviointiperusteisiin tarjouspyynnöissä

Laatu olisi sisällytettävä tarjouspyynnöissä ensi sijaisesti vähimmäisvaatimuksiin. Arviointiperusteissa voi olla mukana "ylimääräinen" laatu, mutta sen painoarvon ei tulisi olla kovin korkea.
 
-------------------
Aluksikin: tämä juttu on tietojärjestelmien (julkisesta) kilpailutuksesta yleensä, ei mitenkään erityisesti käytettävyydestä. Mutta pätee tietenkin käytettävyyteenkin - kun käytettävyys on yksi laatutekijä.

Miten kilpailuttaa ja tehdä tarjouspyyntö, että saataisiin tulokseksi laatua? 

Laatu (esimerkiksi käytettävyys) voi näkyä kahdella tavalla tarjouspyynnössä: (1) vähimmäisvaatimus, jonka täyttämiseen jokaisessa tarjouksesssa on sitouduttava ja (2) arviointiperuste, jolloin toimittaja saa sitä enemmän pisteitä, mitä parempaa laatua pystyy tarjoamaan (eniten pisteitä saanut tarjous on valittava).

On esitetty, että laadulla pitäisi olla painoarvoa arviointiperusteissa. Eräskin ohjelmistotalo on ottanut lähtökohdaksi, että he eivät lähde mukaan kilpailutuksiin, jossa hinnan osuus on yli 40% arviointiperusteista.

Miten tämä nyt oikein menee? Miten laatu pitäisi laittaa vähimmäisvaatimuksiksi ja arviointiperusteiksi?

VÄHIMMÄISVAATIMUKSET

Loogista on määrittää laatu vähimmäisvaatimuksiin niin, että niiden täyttäminen riittää "riittävän" hyvään järjestelmään. Toisin sanoen, vaikka toimittaja ei saisi yhtään laatupisteitä arviointiperusteissa, niin sen tuottama laatu pitäisi olla riittävää.

Otetaanpa esimerkki. Ajatellaan, että tarjouspyynnön arviointiperusteissa laadun painoarvo on 50% ja hinnan 50%. Ajatellaan edelleen, että saadaan kolme tarjousta, joista yksikään ei saa yhtään laatupistettä. Tällöin tulee kuitenkin valita yksi näistä (joka siis on halvin).

Mutta tässäkin tapauksessa tietenkin tuon valitun järjestelmän olisi oltava "riittävän" hyvä asiakkaan tarpeisiin.

Mielestäni ei ole muuta loogista johtopäätöstä kuin tuo edellä mainittu: vähimmäisvaatimukset tulee määrittää siten, että niiden täyttyminen takaa riittävän hyvän järjestelmän.

ARVIOINTIPERUSTEET

Mikä on sitten laadun osuus arviointiperusteissa? Jos kerran vähimmäisvaatimuksilla saavutetaan riittävän hyvää, niin tästähän seuraa loogisesti, että arviontiperustelaatu on ylimääräistä laatua. Eli asiakas saa jotain parempaa kuin mitä välttämättä tarvitsee.

Tästä loogisesti seuraa se, että järkevä laadun osuus arviointiperusteissa ei voi olla kovin korkea. Otetaan esimerkiksi lähtökohta, että arviointiperusteissa laadun osuus on 50% ja hinnan osuus 50%. Mitä tämä merkitsee käytännössä? Ääri tapauksessahan tämä tarkoittaa, että jos kilpailijat eivät pärjää laatupisteytyksessä, niin "laatutoimittaja" tulee valita, oli sen tarjouksen hinta vaikka kuinka korkea. (Vaikka se ei saisi juuri yhtään hintapistettä, niin laadusta saadut 50% takaisivat valinnan, koska muut eivät saaneet laatupisteitä)."Maksaa mitä tahansa" on kova hinta, kun kyse on kuitenkin vain "ylimääräisestä" laadusta. 
   
JOHTOPÄÄTÖKSET
Looginen johtopäätös on, että hankinnoissa laatu pitäisi erityisesti määrittää vähimmäisvaatimuksiin. Tämä tarkoittaa sen ymmärtämistä ja määrittämistä, mikä on "riittävän hyvä": mitä ovat sitä kuvaavat mittarit ja tavoitetasot. Ei varmasti monesti ole helppoa, mutta siihen nähdäkseni tulisi pyrkiä ja on siis erittäin keskeinen hankkijan tehtävä.

Jos näin toimittaisiin, tämä tarkoittaa myös kulttuurillista muutosta toimittajapuolella. Nykyään toimittajat "ruksivat" täyttävänsä vähimmäisvaatimukset (koska muuten pullahtaisivat pois kilpailutuksesta). Jos vähimmäisvaatimuksissa aidosti edellytetään laatua, niin ruksiminen kyllä edellyttäisi toimittajilta aitoa pohtimista, mihin he oikeasti sitoutuvat.

Miten paljon laatua sitten arviointiperusteisiin? Mielestäni ylimääräiseen laatuun tulisi laittaa (veronmaksajien) rahoja vain hyvin perustellusti.

MUTTA...
Tämä kirjoitus on luonteeltaan  "järkeilyä" ja voi olla idealistinen.  Käytännön realiteetit voivat asettaa omat haasteensa. Varmaan yksi sellainen on, että jos kukaan tarjoajista pysty vähimmäisvaatimuksiin.

Ja voi tuossa järkeilyssäkin olla jokin pielessäkin. Palautetta otan mielelläni vastaan (mielellään nimi näkyviin!)

Laatu pakollisiin vaatimuksiin eikä valintakriteereihin tarjouspyynnöissä

Hupsista! Kirjoitin aluksi tämän jutun tuli vahingossa tähän toiseen blogiini.

Katso kirjoitus Hanki käytettävyyttä! -blogista: 
http://hankikaytettavyytta.blogspot.com/2012/01/laatu-pakollisiin-vaatimuksiin-eika.html


(Pahoillani ylimääräisestä klikkauksesta. Ehdin kuitenkin levittää tätä linkkiosoitetta, ja tänne joku lukija saattaa tulla).

Koulutus "Käytettävyys tietojärjestelmien hankinnoissa" 12.3.2012

Koulutuksen tiivistetty kuvaus: 

Yksi suurimmista ja yleisimmistä tietojärjestelmien riskeistä on järjestelmien vaikeakäyttöisyys ja kaikkiaan epäonnistunut käyttäjäkokemus. Vaikeakäyttöisistä järjestelmistä kärsitään laajasti eri aloilla terveydenhuollosta VR:n verkkopalveluihin. Tämä on tilanne tänään, vaikka päättäjien keskuudessa tehtyjen tutkimusten mukaan helppokäyttöisyyttä kuitenkin pidetään yhtenä tärkeimpänä tietojärjestelmien laatukriteerinä.

Käytettävyys tietojärjestelmien hankinnoissa -koulutuksessa käydään läpi käytettävyyden varmistamiseen liittyviä haasteita, nykyisten käytäntöjen ongelmakohtia ja esitetään vaihtoehtoisia toimintamalleja, joilla käytettävyys aidosti saataisiin mukaan projekteihin. Uudet toimintamallit tarkoittavat aika merkittäviä muutoksia nykyisiin hankintakäytäntöihin. Päivän koulutuksen tarkoituksena ei ole antaa keittokirjamaista ratkaisua, vaan lähtökohdat ja valmiudet oman toiminnan kehittämiseen sekä oikeiden valintojen tekemiseen.

Koulutuksessa keskitytään erityisesti käytettävyyteen asiakaskohtaisten järjestelmien hankinnassa, mutta sivutaan myös valmisohjelmistojen hankintaa. Koulutus on tarkoitettu tietojärjestelmäprojekteissa oleville henkilöille niin hankkijapuolella kuin toimittajapuolellakin. Koulutuksen aluksi käydään läpi käytettävyyden keskeiset perusteet, jolloin koulutus soveltuu myös henkilöille, joille käytettävyys ei ole kovin tuttua.

Koulutuksen järjestää Tietotekniikan liitto. Ks. koulutuksen tarkempi ohjelma

Uusi kirja käytettävyydestä (käyttäjäkokemuksesta) julkishallinnon järjestelmissä

Kohta ilmestyy kirja "Usability in Government Systems" (Morgan Kaufmann).

Kirjasta on alustavaa tietoa kirjan alustavilla sivuilla. Sivuilla ei vielä ole edes sisällysluetteloa, mutta kirjoittajat koostuvat alan kansainvälisistä asiantuntijoista. 

Kirjoitin siihen yhden kappaleen amerikkalaisen kollegani Elizabeth Buien kanssa: "Getting UX into the contract". Tiivistelmä:  

Poor usability persists in government systems mainly because government agencies fail to specify usability in a way that ensures the production of adequately usable systems, or are not prepared to ensure usability by themselves. This chapter looks at how governments initiate system development projects, prepare RFPs and proposes some approaches to solving the problem. It uses examples from Finland and the United States to illustrate the concepts it presents. 

Kerron sitten tarkemmin, kun kirjasta sisällöstä ja julkaisuajankohdasta tulee tarkempaa tietoa.